多忙なSEのための「やらないことリスト」作成術
多忙な業務の中で「やらないことリスト」が重要な理由
システムエンジニアの業務は、常に多くのタスクや情報の波にさらされています。開発、保守、会議、メール対応、突発的な障害対応、そして頻繁な仕様変更やプロジェクトの方向転換。これらすべてを完璧にこなそうとすると、心身の疲労は避けられません。集中力は散漫になり、生産性は低下し、何より「やりたいこと」「やるべきこと」に十分な時間を割けなくなります。
このような状況は、心理的なストレスを増大させ、変化への適応力を低下させる要因となります。多くのエンジニアの方が、長時間労働の中で心の余裕を失い、燃え尽き症候群のリスクを感じているかもしれません。
そこで有効なのが、「やらないことリスト（Not To Do List）」を作成し、活用することです。これは単に「サボるためのリスト」ではありません。限られた時間とエネルギーを本当に価値のあることに集中させ、心身の健康を保ちながら変化の波を乗りこなすための、心理的適応術の一つです。
「やらないことリスト」がもたらす心理的な効果
「やらないことリスト」を作成し実践することは、レジリエンス強化に繋がるいくつかの心理的な効果をもたらします。
- 意思決定疲れの軽減: 日々無数のタスクに直面する中で、「何をやるべきか」「何から手を付けるべきか」という判断の連続は、脳に大きな負担をかけます。「やらないこと」を明確にすることで、この判断コストを減らし、本当に重要な意思決定に必要なエネルギーを温存できます。
- 集中力の向上: 「やらないこと」が決まっていれば、やるべきことに迷いなく集中できます。割り込みタスクや重要度の低い作業に注意を奪われることを減らし、目の前のコーディングや設計業務に深く没頭できる時間が増えます。
- 罪悪感の軽減: 全てをこなせないことに対する罪悪感は、心理的な負担となります。「やらない」と意図的に決めることで、「やらなかった」ことに対するネガティブな感情を減らし、「これで良いのだ」という肯定的な自己認識を育むことができます。
- 心理的な余裕の創出: 物理的にタスクが減るだけでなく、「あれもこれもやらなければ」という思考から解放され、心のスペースが生まれます。この余裕が、予期せぬ問題への対応や新しいアイデアの発想に繋がります。
- 自己効力感の向上: 「やらないことを決めて、やるべきことをやった」という経験は、自己コントロール感を高め、小さな成功体験として積み重なります。これが自己効力感を育み、さらに難しい課題に挑戦する意欲を引き出します。
「やらないことリスト」の具体的な作成手順
では、どのように「やらないことリスト」を作成すれば良いのでしょうか。システムエンジニアの業務特性を踏まえ、実践的な手順をご紹介します。
ステップ1：現在のタスクとエネルギーを棚卸しする
まず、現在抱えているタスクや日々の習慣を正直に洗い出します。To-Doリストと並行して考えると分かりやすいかもしれません。そして、それぞれのタスクにどのくらいの時間や精神的なエネルギーを費やしているか、考えてみましょう。
- 毎日確認してしまう重要度の低いメールやチャット
- つい見てしまう技術系以外のSNSやニュースサイト
- 完璧を目指しすぎて過剰になってしまうドキュメント作成やコードレビュー
- 参加しているが、自分の貢献度が低いと感じる定例会議
- 割り込まれる可能性のある、緊急ではない依頼
- 非効率だと分かっているが、習慣で続けている作業フロー
これらのタスクや習慣が、あなたの時間やエネルギーをどのように奪っているかを見える化します。
ステップ2：「やらないこと」の基準を設定する
洗い出したタスクの中から、「やらないこと」を判断するための基準を設けます。以下の視点を参考にしてください。
- 重要度・緊急度が低いタスク: 緊急ではないが、ついつい手をつけてしまうタスク。例えば、「いつか読むリスト」に入れたままになっている大量の技術記事に、今すぐ目を通そうとすることなど。
- 他の人に任せられるタスク: チームメンバーや他の部署の担当者に委譲できる、あるいは委譲すべきタスク。
- 過剰な品質を求めすぎているタスク: 要求仕様以上の完璧さや、過剰な汎用性を現時点で追求すること。例えば、使い捨てのスクリプトに過剰なエラーハンドリングを実装するなど。
- 自分の専門外で、時間対効果が低いタスク: 自分が苦手とする領域で、他の人が短時間でこなせるようなタスク。
- 単なる習慣になっている非効率な作業: 「昔からこうしているから」という理由だけで続けている非効率な手作業など。
特にシステムエンジニアの場合、技術的な好奇心から関連性の低い技術調査に時間を費やしたり、コードの美しさや完璧さに固執しすぎたりすることがあります。これらがプロジェクト全体の進行や自身の心身の健康を損なうレベルであれば、「やらないこと」として検討対象になります。
ステップ3：「やらないことリスト」に具体的に記述する
基準に基づいて「やらないこと」を決定したら、リストに記述します。この際、抽象的な表現ではなく、具体的な行動として記述することが重要です。
- 例1：NG「無駄なメールを見ない」 -> OK「毎朝最初の30分以外は、重要度の低いメールフォルダを開かない」「午後5時以降は新規メールの通知を見ない」
- 例2：NG「完璧主義をやめる」 -> OK「MVP（Minimum Viable Product）に必要なレベル以上のドキュメントは、次のフェーズまで作成しない」「テストカバレッジ100%に満たない場合でも、致命的なバグがなければ公開を優先する判断を恐れない」
- 例3：NG「不必要な会議に出ない」 -> OK「議題に関係しない定例会には、議事録で情報をキャッチアップする」「アジェンダが不明確な会議は、事前に目的を確認し、不要なら参加しない旨を伝える」
リストは手書きのメモ、テキストファイル、タスク管理ツールなど、自分が最も頻繁に見る形式で作成します。物理的に目に見える場所に置くのも効果的です。
「やらないことリスト」を継続的に活用するヒント
作成したリストは、一度作って終わりではありません。継続的に活用し、見直すことが重要です。
- 定期的に見直す: 週に一度、あるいはプロジェクトの区切りごとにリストを見直し、現在の状況に合っているか、新しい「やらないこと」を追加する必要はないかを確認します。
- リストを意識する仕組みを作る: PCのデスクトップに付箋で貼る、タスク管理ツールの専用リストに入れる、スマートフォンのリマインダーを活用するなど、常にリストを意識できるような仕組みを作ります。
- 完璧を目指さない: リストの全てを最初から実行できなくても落ち込む必要はありません。一つずつ、できることから実践し、徐々に「やらないこと」の習慣を身につけていきます。
- チームと共有できるか検討する: 「やらないこと」の中には、チーム全体の作業効率向上や、心理的な負荷軽減に繋がるものがあるかもしれません。例えば、「この時間帯はチャットでの割り込みを減らす」「このレベルの設計ドキュメントは省略する」など、チーム内で合意形成できれば、より大きな効果が得られます。ただし、これはチームや組織の文化によるため、慎重に進める必要があります。
「やらないことリスト」が育むレジリエンス
「やらないことリスト」の実践は、単なる時間管理やタスク管理の手法に留まりません。これは、自分自身のエネルギーと注意力を守り、外部からの過度な要求や変化に対して「ノー」と言う勇気を持ち、自身の心の健康を優先するという、レジリエンスの本質的な要素を育む行為です。
多忙なシステムエンジニアが、このリストを通じて「何に集中し、何を捨てるか」を意識的に選択できるようになれば、ストレスは軽減され、心に余裕が生まれます。この心の余裕こそが、予期せぬトラブルや仕様変更といった変化にもしなやかに対応し、困難な状況でも冷静さを保ち、前向きに問題解決に取り組むための強固な土台となるでしょう。
「やらないことリスト」は、短時間で作成でき、日々の業務の中で意識することで効果を発揮する実践的な心理テクニックです。ぜひ今日からあなたの業務に取り入れ、変化に負けないしなやかな心、そして充実したキャリアを築くための一歩としてください。